Lediga jobb som VD-sekreterare i Eskilstuna

Trivs du i en roll där du får ligga steget före, skapa ordning och vara ett nära stöd till ledningen?
DistansDoktorn är ett växande digitalt vårdbolag med höga ambitioner. I takt med vår utveckling söker vi nu en person som vill arbeta nära bolagets grundare i en roll med fokus på administrativt stöd, samordning och struktur.
Det här är en roll för dig som gillar ansvar, har hög integritet och trivs med att vara den som får vardagen att fungera – så att ledningen kan fokusera på bolagets kärnverksamhet och fortsatta tillväxt.
Om DistansDoktorn
DistansDoktorn är en privat digital vårdgivare som erbjuder hjälp för vardagsbesvär och viktminskning – helt online. Vi har över 10 000 nöjda patienter, och vår dotterklinik DrVikt är rankad 4,8 av 5 på Trustpilot ??
Vårt mål är att göra god vård lättillgänglig, se hela människan och ligga i framkant av vad som är möjligt med digitala behandlingar. För att lyckas med detta behöver vi en ledning som får rätt stöd i det dagliga arbetet.
Om rollen
I den här rollen fungerar du som grundarnas högra hand i administrativa, organisatoriska och samordnande frågor. Du arbetar förtroendefullt, strukturerat och proaktivt, och har en viktig roll i att skapa lugn, överblick och effektivitet i ledningens vardag.
Arbetsuppgifterna kan bland annat omfatta:
Hantering och samordning av kalendrar, möten och mötesbokningar
Förberedelse av möten, protokollföring och uppföljning av beslut
Intern och extern kommunikation på uppdrag av VD/grundare
Kontakt och uppföljning mot leverantörer, samarbetspartners och andra externa parter
Samordning av avtal, behörigheter, system och tillgångar
Administrativt stöd i personalrelaterade ärenden
Koordinering vid onboarding av nya kollegor samt tillhörande dokumentation
Strukturering, uppdatering och ordning av rutiner, riktlinjer och företagsledningsdokumentation



Rollen är bred och varierad, och du kommer delvis få vara med och bygga upp arbetssätt och struktur i takt med att bolaget växer.
För att trivas i rollen tror vi att du
Har erfarenhet från en liknande roll där du arbetat självständigt med administration, samordning eller ledningsstöd
Är van vid att ta ansvar utan detaljerade instruktioner och själv prioritera, strukturera och driva uppgifter i mål
Har praktisk erfarenhet av att hantera och samordna avtal, dokument och administrativa underlag
Är trygg i att skapa presentationer, beslutsunderlag och administrativt material som håller hög kvalitet
Har god systemvana och snabbt sätter dig in i nya verktyg, rutiner och arbetssätt
Är professionell, diskret och trygg i att hantera information av känslig karaktär
Trivs i en miljö där allt inte är färdigt från början, och ser möjlighet i att bygga struktur där den saknas



Meriterande
Högskole- eller yrkesutbildning inom administration, business eller annat relevant område
Tidigare erfarenhet inom inköp, ekonomi eller löneadministration
Tidigare erfarenhet av att arbeta i en samordnande roll inom vård och omsorg



För att trivas hos oss tror vi att du är
Självgående, nyfiken och inte rädd för att testa nytt (eller göra fel ibland)
Prestigelös och redo att hugga i där det behövs



Hos oss finns inte alla svar färdiga från start. För att trivas behöver du vara bekväm med att arbeta självständigt, ta ansvar och navigera i förändring. Du kommer vara med och forma både din roll och ditt arbetssätt – med frihet att testa, lära och förbättra längs vägen.
Praktiskt
Omfattning: 50–70%
Arbetsplats: Eskilstuna, med möjlighet till visst distansarbete vid behov
Då denna roll kräver nära samarbete mellan dig och våra två grundare, Thomas och Marsel, underlättar det om du bor på pendlingsavstånd och kan vara på kontoret minst 2 dagar/vecka



Vad får du?
Marknadsmässig lön
Tillsvidareanställning med kollektivavtal och friskvårdsbidrag
Ett familjärt team med höga ambitioner och låg prestige



Ansökan
Skicka CV och personligt brev till [email protected].
Urval sker löpande.
Det viktigaste för oss är att du ska trivas i rollen och känna dig trygg i ditt ansvar. Tveka inte att söka även om du inte uppfyller exakt alla delar – rätt personlighet och arbetssätt väger tungt. Visa mindre

This is a crucial and influential role in our organization. Traditionally, a CEO assistant might have had a strong focus on administration and documentation. Still true! But, this role is much broader than that. This is a role for you, who wants to be right in the center of of event!

Job tasks:

Coordinate our CEO's short and long term commitments

Coordinate KPIs and other metrics towards the management team

Plan, prioritize and manage our CEO's calendar, internal and external correspondence to ensure good service level, anticipation and efficiency

Responsible for invitations, coordination of documentation, minutes, external orders and mailings in connection with meetings

Prepare and administer external visits

Various administration for CEO and other management

Who we are looking for:

In order to succeed, and thrive, we want you to already feel secure in the role of CEO assistant. You've done this before - but are ready for an extra challenge!

You are fluent in spoken and written English and are familiar with the most common digital tools.

You have a good ability to structure your work, you are meticulous and care about delivering with high quality. You have good judgement, communicate professionally and keep calm in stressful situations.

We are looking for you who are driven, structured, organized and service-oriented. You have an entrepreneurial understanding, with a “go-get” attitude. We want you to see opportunities and are quick to learn. We envision that the role requires a variety of internal and external contacts and requires exceptional flexibility and collaborative skills.

Like all of us, you want to develop, think big and are ready to work hard to achieve your dreams!

REQUIREMENT:

- Have about 5 years of experience in a similar role

- Can communicate freely in English, as the English is our corporate language.

- Very good computer skills with good knowledge of the Office package

- Experienced in handling confidential and sensitive information with consideration.

B driver's license

Working hours & Duration:
Full time, until further notice
On site in Eskilstuna

Salary:
According to agreement

Contact:
HR and Administration Manager, Cecilia Vallin
[email protected] Visa mindre

Nu söker vi dig som vill ha en bred roll med fokus på administration, dokumentation och mycket mer!

Senior Material Europe AB ligger i Eskilstuna och är världsledande inom tillverkning av separatorfilm för tillverkning av litiumbatterier. Företaget har sitt huvudkontor i techhubben Shenzhen i Kina och förser batteritillverkare över hela världen med patenterade separatorlösningar. Industrianläggningarna kommer att förse bland annat Northvolt med separatorer till deras nybyggda gigafabrik i Skellefteå.

Om tjänsten

Denna tjänst är till för dig som vill vara delaktig i alla spännande event och uppgifter som detta ständigt utvecklade företag har!

Du kommer att vara koordinatorn till CEO som ansvarar och styr upp både korta och lång uppdrag, där du även är delaktig i KPI:er och annan viktig styrning till Management teamet.

Som CEO Assistent kommer du även planera, prioritera och ansvara för vår CEO:s kalender där både internt och externt innehåll förekommer. Allt för att tillgodose en bra servicenivå och effektivitet.

Vidare kommer du ansvara för mötesbokningar, dokumentation, externa beställningar och viss mejlkontakt.

Vem är du?

Vi tror att du är en van assistent, gärna till CEO:s, och nu är redo för nästa utmaning. Vi ser gärna att du pratar flytande engelska och har datorvana. Du är en strukturerad, organiserad och serviceinriktad person med ett naturligt driv. Vi vill gärna att du ska se möjligheter och ta för dig av dessa.

Vi tror att denna roll kommer innebära mycket intern och extern kontakt och vi ser gärna att man då är flexibel och har en stark kommunikativ förmåga.

Vi ser gärna att du har:

- Några års erfarenhet av liknande arbete

- Kan prata flytande engelska

- Goda datakunskaper

- Erfarenhet av att hantera känslig information


Arbetet kommer vara på heltid, tillsvidare och på plats i Eskilstuna. Visa mindre

Vi växer så att det knakar och behöver ännu en stjärna till vårt team. Den här gången söker vi dig som har en hög grad av integritet och som gillar det klassiska uttrycket ”många bollar i luften”.
Vi är en snabbt växande organisation och söker dig som vill växa tillsammans med oss. Spännande, visst?
Uppdragsbeskrivning
Ja, då kör vi .. Vi söker en erfaren, strukturerad och serviceinriktad VD-assistent. Detta är en ny tjänst som kommer innehålla en bredd av arbetsuppgifter.
Vi tänker oss något liknande:
Koordinera VD: s kort- och långsiktiga åtaganden
Koordinera KPI:er och andra mätetal mot ledningsgruppen
Planera, prioritera och hantera VD: s kalender, intern och extern korrespondens för att säkerställa god servicenivå, framförhållning och effektivitet
Ansvara för kallelser, samordning av underlag, protokoll, externa beställningar samt utskick i samband med möten
Förbereda och administrera externa besök
Diverse administration för VD och övrig ledning

Så, vad är det vi letar efter?
För att lyckas, och trivas, vill vi att du redan känner dig trygg i rollen som VD-assistent. Du har gjort det här förut – men är redo för en extra utmaning!
Du behärskar engelska i tal och skrift och har god vana vid de vanligaste digitala verktygen. Ja, vårt koncernspråk är engelska!
Du har god förmåga att strukturera ditt arbete, du är noggrann och mån om att leverera med hög kvalitet. Du har gott omdöme, kommunicerar professionellt och behåller lugnet i stressade situationer.
Vi tänker oss att rollen kräver en mängd interna och externa kontakter och kräver exceptionell flexibilitet och samarbetsförmåga.
KRAV:
Har ca 3-5 års erfarenhet av en liknande roll
Kan kommunicera obehindrat på engelska, då arbetet sker på båda språken
Goda datorvana med goda kunskaper i Office-paketet
Har erfarenhet av att hantera konfidentiell och känslig information med hänsyn
B-körkort

Kan du även kommunicera på svenska och kinesiska, ja då är vi nästan i hamn!
OMFATTNING: 100 %
START: enligt ök
Arbetstid & Varaktighet
Heltid
Tillsvidareanställning
På plats i Eskilstuna
Lön
Fast månadslön
Kontakt:
HR, Cecilia Vallin, [email protected]
Sista ansökningsdag: 2023-04-02 Visa mindre