Lediga jobb som Chefssekreterare i Eskilstuna

Är du redo att ta din karriär till nästa nivå? Har du passion, energi och driv att göra skillnad? Vill du arbeta i en samarbetsinriktad, innovativ och stödjande kultur? Då är detta rollen för dig!

OM TJÄNSTEN:

Vår kund är en snabbfotad, framåtblickande teknikorganisation med över 700 talangfulla medarbetare som formar den framtid vi vill leva i. Deras framgång bygger inte bara på briljant kod eller banbrytande teknik, utan också på en arbetsmiljö som ger människor möjlighet att prestera på topp varje dag. Det är där du kommer in i bilden!

Som Site Coordinator kommer du att vara ansiktet utåt för deras kontor och den som får vardagens verksamhet att flyta på smidigt. Från att hantera administrativa uppgifter till att vara den naturliga kontaktpunkten på plats, ser du till att arbetsplatsen är välkomnande, effektiv och alltid ett steg före. Det här är en roll med fokus på människor som kombinerar drift, service och problemlösning – perfekt för dig som trivs i en dynamisk miljö och brinner för att få saker att fungera sömlöst bakom kulisserna.

Huvudsakliga ansvarsområden

Vara första kontaktperson för alla behov på plats – från besökare till Technology Leadership Team och medarbetare
Hantera kontorslogistik, inklusive mötesrum, förnödenheter och utrustning
Arbeta nära Facility-, IT- och HR-team för att få allt att fungera som ett urverk (inkl. att sprida information kopplad till lokalerna)
Vara nyckelanvändare för verktyg som EBD och Ariba samt stödja med Planon och PPDL-listor
Koordinera evenemang, teamträffar och hälsofrämjande initiativ på plats
Bidra till företagskulturen genom att skapa en välkomnande, inkluderande och välorganiserad arbetsmiljö
Lösa små problem innan de växer sig stora – och eskalera vid behov

VI SÖKER DIG SOM:
Har några års erfarenhet i en liknande roll, exempelvis som Kontorskoordinator eller Chefsassistent
Har tidigare erfarenhet från en teknikorienterad och snabb arbetsmiljö
Är van att arbeta i verktyg som Microsoft Office eller Google Workspace, erfarenhet av arbetsplatsverktyg (t.ex. Envoy, Slack, Jira) är meriterande
Talar och skriver flytande svenska och engelska, då båda språken nyttjas i det dagliga arbetet


För att passa in i rollen ser vi att du är en naturlig organisatör med sinne för detaljer och god tidsplanering. Du är en social person – tillgänglig, positiv och trygg i att kommunicera på alla nivåer. Du är även bekväm med att hantera flera uppgifter samtidigt och tar initiativ utan att vänta på instruktioner. Givet att du dagligen kommunicerar med många personer är du professionell i allt du gör och enkelt agerar som spindeln i nätet i olika situationer.

OM ANSTÄLLNINGEN: 

Detta är ett konsultuppdrag på initialt 6 månader där du blir anställd som konsult via Friday.

 ÖVRIG INFO:
Omfattning: Heltid, 100% on site
Start: Omgående
Placering: Eskilstuna
Kontaktuppgifter: Alice Tegebro
Lön: Marknadsmässig


Ansök genom att klicka på länken nedan. Kom ihåg att vara snabb med din ansökan då vi gör löpande urval av kandidater och att annonsen kan stängs ner innan tjänsten är tillsatt om vi gått över till urvals och intervjufasen.

OM FRIDAY:

Genom att vara en partner både till våra kandidater och kunder strävar vi efter att hitta den bästa matchningen. Det gör vi genom att lära känna våra kunder och kandidater på riktigt! Vi ser självklart till att kunskaps- och erfarenhetskrav matchar, men framförallt lägger vi vikt vid samsyn kring värderingar och företagskultur som båda parter värdesätter.

Vår passion är att hjälpa människor till rätt roll, arbetsplats och sammanhang inom IT och teknik. Därför grundade vi Friday med ambition att hjälpa dig till jobbet som ger dig fredagskänslan – varje dag!

Vi riktar oss främst till dig som är i början av din karriär eller studerar vid högskola/universitet inom IT och Teknik. 

Vår övertygelse är att människor uppnår sin fulla potential när man ser fram emot att gå till jobbet varje morgon. ”Friday – everyday”, hur låter det? Visa mindre

Arbetsbeskrivning
Är service på arbetsplatsen och vara behjälplig inom diverse administrativa arbetsuppgifter något du brinner för? Just nu söker vi en engagerad chefsassistent med placering i Eskilstuna under perioden 19 juni - 31 december.

Som chefsassistent utgör du en viktig roll som stödfunktion och behöver därmed vara strukturerad,  problemlösande och noggrann. Vi söker dig som har lätt för att samarbeta med andra samtidigt som du har förmågan att strukturera upp samt ta stort eget ansvar för dina arbetsuppgifter. För att trivas i denna yrkesroll tycker du om att ha omväxlande arbetsuppgifter. Du stimuleras av utvecklingsarbete och av att skapa ordning och rutiner.

Som konsult hos Randstad är du anställd hos oss och jobbar ute hos någon av våra kunder. Du har samma fördelar hos Randstad som hos andra arbetsgivare med kollektivavtal och förmåner som friskvårdsbidrag, företagshälsovård, försäkringar och rabatt på träningskort. Utöver det erbjuds du även en mängd karriärmöjligheter, får möta olika företagskulturer och erfarenhet från olika branscher vilket gör att du utvecklar din kompetens och får ett välfyllt CV. Tjänsten kan innebära många kontakter och då är det är viktigt med god samarbets- och kommunikationsförmåga. Som person ser vi att du är drivande och van att arbeta självständigt. Söker du en arbetsgivare som erbjuder varierande uppdrag och nya kontaktnät kommer du att trivas hos oss.

Ansvarsområden
Som chefsassisten kommer du ha ansvar över följande: 

• Befattningen ingår i affärsområdets ledningsgrupp.
• Hantera affärsområdeschefs mejl, kalender och mötesbokningar
• Protokollföra möten
• Planera och ordna möten och andra evenemang på affärsområdesnivå
• Boka resor, hotell och konferenser
• Förbereda presentationer
• Fakturahantering, främst på affärsområdesnivå
• Administrera utbildningar
• Administrera inköp, främst på affärsområdesnivå
• Hålla i kontakter med ledning, kunder och medarbetare

Kvalifikationer
För att vara aktuell för denna yrkesroll behöver du ha följande:

- Gymnasial utbildning, gärna med en teoretisk inriktning.
- God datorvana och behärskar Officepaketet väl.
- Minst ett års arbetserfarenhet inom administrativa arbetsuppgifter.

- Meriterande med erfarenhet av rollen som chefsassistent eller motsvarande.

Om företaget
På Randstad vet vi att alla människor har en plats på arbetsmarknaden. Med verksamhet över hela landet och inom alla kompetensområden hjälper vi människor att hitta ett jobb som känns bra, och där de får möjlighet att växa, utvecklas och uppnå sin fulla potential. Med närmare 600 000 anställda i 38 länder är Randstad världsledande inom HR-tjänster, med målsättningen att bli världens främsta och mest uppskattade partner på arbetsmarknaden. Genom att kombinera vår passion för människor med kraften i dagens teknologi hjälper vi människor och företag att uppnå deras fulla potential. Vi kallar det Human Forward. Visa mindre

Energimyndigheten står inför en expansiv fas med nya spännande och omfattande uppdrag från regeringen. Under 2021 kommer vi successivt rekrytera nya medarbetare för våra uppdrag.

Energimyndigheten är förvaltningsmyndighet för tillförsel och användning av energi i samhället och arbetar därmed med hela energisystemet, inklusive förnybar energi, klimatinsatser, bättre teknik, trygg energiförsörjning och smartare energianvändning. Vår vision är Hållbar energi för alla och vi jobbar utifrån den statliga värdegrunden samt våra tre värdeord; trovärdig, modig, och helhetssyn.

Dina uppgifter

Som GD-assistent har du en viktig och central roll på myndigheten.  I ditt nära arbete med att bistå generaldirektören i det dagliga arbetet får du stort ansvar i en händelserik arbetsmiljö och en god inblick i vad som händer i hela organisationen.

Arbetet som GD-assistent läggs upp i nära samarbete med GD och i arbetet ingår bl a att planera, koordinera och ansvara för Generaldirektörens kalender och bokningar. Du är administrativt stöd vid möten, evenemang och inför resor. Du hanterar protokoll och sammanställer beslutsunderlag till GD och ledningsgruppen. Du hanterar även administrationen kring myndighetens Insynsråd, Energiutvecklingsnämnd och beslutsmöten vilka alla leds av general­direktören.

Arbetet innebär löpande interna kontakter med myndighetens chefer och medarbetare, externa kontakter med exempelvis andra myndigheter inklusive nätverket för GD-assistenter, departement samt internationella kontakter. Du prioriterar och koordinerar information och aktiviteter och fungerar som länk mellan organisationen, GD och omvärld.

Din utbildning, erfarenhet och personliga egenskaper

Du har minst eftergymnasial utbildning inom ett område som Energimyndigheten bedömer som relevant för tjänsten. Har du utbildning inom områden som berör offentlig sektor, statsförvaltning så är detta meriterande. Vidare är utbildning inom kommunikation och information meriterande.

Du har erfarenhet av liknande arbetsuppgifter som kvalificerad sekreterare/assistent för högre chefer. Du har mycket goda kunskaper i svenska och engelska i både tal och skrift och en god stilistisk förmåga. Du ska även ha stor erfarenhet av och förmåga att arbeta i olika IT-system.

Ytterligare krav är tidigare erfarenhet från arbete på myndighet eller offentlig sektor.

Som person är strukturerad och noggrann. Du planerar ditt arbete och har god framförhållning i vad som behöver göras. Du är proaktiv och har kontroll på tider, möten och viktiga detaljer.

Din personlighet är positiv, utåtriktad och tillmötesgående. Du har känsla för service och ett bra bemötande. Du kommunicerar tydligt och effektivt i samtal och skrift och du säkerställer att du har förstått överenskommelser och förväntningar.

Du har en mycket god kommunikations- och organisationsförmåga och tycker om att både arbeta självständigt och tillsammans med andra. Du är pålitlig, lojal och har hög integritet och hanterar information med stort omdöme.

Övrigt

Då anställningen är placerad i säkerhetsklass krävs svenskt medborgarskap. Säkerhetsprövning med registerkontroll enligt Säkerhetsskyddslagen kommer att genomföras innan anställning.

Tjänsten är en tillsvidareanställning som inleds med sex månaders provanställning.
Välkommen med din ansökan senast den 7 juni.

Om du skickar din ansökan på annat sätt än genom vår hemsida - märk då din ansökan med diarienr: 2021-027387

Energimyndigheten sätter värde på de kvaliteter som jämn könsfördelning och mångfald kan tillföra verksamheten. Tjänsten är placerad vid myndighetens kontor i centrala Eskilstuna. Här arbetar vi aktivitetsbaserat i nya moderna lokaler.

Kontaktpersoner
Christina Ljunggren
GD assistent
016-544 20 03

Fackliga kontaktpersoner
Viktor Döhlen, SACO-S,  016-544 24 03
Eva-Karin Magnusson, ST,  016-544 21 94 Visa mindre